SOLUÇÕES DE SEGURANÇA PARA O PROCESSAMENTO DE IMAGENS PROFISSIONAIS

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A Epson e a segurança

Na Epson, compreendemos que a segurança é fundamental para as empresas para manter os seus dados seguros e assegurar a conformidade com os regulamentos. É fundamental compreender os riscos, mas também implementamos várias soluções e funcionalidades de segurança nos nossos produtos para ajudar a manter o seu negócio seguro.

Quais são os riscos de segurança?

As empresas poderão negligenciar facilmente as medidas de segurança necessárias relacionadas com os dispositivos de rede, como é o caso das impressoras multifunções (MFP) e digitalizadores, apesar de poderem serem tão vulneráveis como qualquer outro dispositivo de rede ou ligado.

Os riscos podem ser eficazmente classificados em duas categorias principais de vulnerabilidade: como ponto de entrada na rede da sua empresa e como local de armazenamento de informações pessoais.

Perda de dados desde uma perspetiva da impressão e da digitalização

Num estudo realizado pela Quocirca junto de 200 empresas com mais de 1.000 colaboradores, foi colocada a pergunta: "Qual o grau de preocupação de cada uma das seguintes ameaças à segurança da impressão na sua organização?". A média de todos os setores apontou para o acesso a uma rede de TI através de uma impressora não protegida, a par da falta de uma pista de auditoria durante a utilização das impressoras, digitalizadores e fotocopiadoras, como uma das principais preocupações.

Também foi colocada a pergunta "Qual a natureza da perda de dados da perspetiva de uma impressão?". No topo das preocupações está a interceção de trabalhos de impressão na fila de impressão ou numa rede, seguida pelo furto ou obtenção do disco rígido de uma impressora e a fuga de dados resultante de trabalhos de impressão não recolhidos no tabuleiro de saída. (Quocirca, Print security: An imperative in the IoT era, 2017)

O que o estudo da Quocirca destaca é o facto de existirem várias vulnerabilidades que as empresas conhecem e pelas quais revelam preocupação. Vamos debater brevemente como estas vulnerabilidades podem ser geridas e contidas com funcionalidades de hardware e software.

O que é o RGPD e qual a sua relevância para a segurança dos dispositivos?

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) da UE substitui a Diretiva de Proteção de Dados 95/46/CE e a legislação local. Foi redigida para harmonizar as leis de privacidade de dados na Europa, para proteger e reforçar a privacidade de dados dos cidadãos da UE e para reformular a abordagem das organizações à privacidade dos dados.

O que são dados pessoais?

Quaisquer informações relacionadas com uma pessoal singular ou "titular dos dados" que possam ser utilizadas para identificar a pessoa, direta ou indiretamente. Pode ser desde um nome, uma fotografia, um endereço de e-mail, dados bancários, publicações em Websites de redes sociais, informações médicas ou o endereço IP de um computador.

Quais as sanções pelo não cumprimento?

As organizações podem ser multadas em até 4% da faturação global anual pela violação do RGPD ou em até 20 milhões de euros1. É importante notar que estas regras são aplicáveis aos controladores e aos processadores, pelo que as "clouds" não estão isentas do cumprimento do RGPD.

O que tem isto a ver com a Epson?

As impressoras, multifunções e digitalizadores têm de ser considerados parte de uma estratégia de segurança de informações global. Isto significa que os dados são encriptados sempre que possível, os trabalhos de impressão só são lançados para os utilizadores autorizados e os dispositivos estão protegidos contra software malicioso (malware).

A abordagem da Epson à segurança

Na Epson, continuamos a reforçar as funções de rede dos nossos dispositivos para melhorar a facilidade de utilização para os nossos clientes e para se integrar no desenvolvimento da nossa sociedade orientada para a informação. Nos nossos processos de produção, consideramos a segurança um aspeto importante ao longo do ciclo de vida do produto, desde o design até o cliente terminar de utilizá-lo.

São necessárias considerações adequadas para a segurança dos computadores e servidores, sobretudo ao estabelecer ligação e utilizar uma rede. Na Epson, adotamos a seguinte abordagem à segurança para os nossos clientes poderem utilizar os nossos produtos de forma segura e fácil.

1.

Tratamos a segurança dos nossos produtos como ponto de partida para a qualidade dos nossos produtos.

2.

Fornecemos ativamente informações e conhecimentos sobre segurança aos nossos clientes.

3.

Trabalhamos continuamente para proteger os dispositivos contra vulnerabilidades.

Principais funcionalidades de segurança nas impressoras e multifunções Epson

Impressão com código PIN

Restrinja o acesso aos documentos confidenciais impressos através da função Código PIN seguro disponível nas nossas impressoras WorkForce Pro. Para reduzir ainda mais as suas preocupações, as impressoras suportam os mais recentes protocolos de segurança e encriptação, incluindo IPSEC e IEEE802.1x.

Comunicação segura/encriptada

Poderá filtrar os endereços IP, os tipos de serviço, e os números de portas de receção e transmissão, etc., que têm acesso aos dispositivos Epson utilizando a função de Filtragem de IPs. Também é possível encriptar todas as comunicações de rede utilizando a função IPSec. Consoante a combinação destes filtros, poderá configurar se pretende aceitar ou bloquear os dados de um cliente específico e aceitar ou bloquear tipos de dados específicos.

Proteção do livro de endereços

Quando está a editar em lote o livro de endereços de uma impressora multifunções, pode impedir a divulgação das informações de endereço e a manipulação não autorizada ao exigir uma palavra-passe de administrador. Além disso, uma vez que os livros de endereço podem ser guardados como um ficheiro encriptado, poderá impedir a divulgação de informações pessoais, tais como números de fax e endereços de e-mail ao substituir ou fazer a cópia de segurança da impressora multifunções.

Quando elimina o seu dispositivo multifunções

Ao transmitir a propriedade ou ao eliminar uma impressora, poderá repor todas as predefinições de fábrica (inicialização) para impedir a divulgação de informações confidenciais.

Principais funcionalidades de segurança nos digitalizadores e multifunções Epson

Processamento de imagens seguro e gestão de dados eficiente

Os administradores podem gerir centralmente várias tarefas, desde os perfis de trabalhos de digitalização aos direitos de acesso de acesso dos utilizadores. Os administradores de TI conseguem controlar os direitos de acesso aos trabalhos de várias formas, incluindo através de ID de utilizador e palavra-passe, LDAP Active Directory, início de sessão através de Cartão de identificação e código PIN.

No dispositivo

Os administradores podem bloquear remotamente os ecrãs para impedirem alterações não autorizadas aos perfis, assegurando assim que os perfis específicos do trabalho de cada utilizador são disponibilizados sempre que estão dentro da empresa.

Proteção de PDFs

Adicione uma restrição de documentos a nível do ficheiro aos ficheiros PDF digitalizados com a funcionalidade de proteção por palavra-passe que protege a abertura não autorizada de ficheiros.

Proteção da propriedade

Restrinja as ações e as capacidades dos destinatários dos documentos ao restringir as funções de edição e impressão.

PDF/A

Crie PDFs em conformidade com as normas PDF/A-1 ou ISO19005-1.

Digitalização segura

Poderá digitalizar os dados em ficheiros PDF protegidos por palavra-passe. Isto pode impedir que terceiros vejam documentos sem autorização.

Principais funcionalidades de segurança disponíveis através de soluções de software

Impeça o acesso de utilizador não autorizado às multifunções e digitalizadores

Autentique e identifique automaticamente os utilizadores e os respetivos perfis de acesso. Controle e monitorize o que cada utilizador pode e não pode fazer num dispositivo para proteger os valiosos dados de negócio ao longo dos processos de negócio. Também pode melhorar a conformidade com acesso protegido às multifunções e funções predefinidas autorizadas. Isto ajuda a reduzir significativamente a possibilidade de fuga destas informações a partir dos dispositivos multifunções.

Digitalizar para mim

Apesar de o envio de documentos por e-mail ser uma forma prática e eficiente de partilhar documentos, acarreta alguns riscos. Os documentos enviados por e-mail com informações confidenciais (tais como dados de contas bancárias ou datas de nascimento) que sejam enviados inadvertidamente para a pessoa errada podem ter graves consequências. Os utilizadores autorizados digitalizam documentos e enviam por e-mail os resultados para um endereço de e-mail predefinido para evitar os erros de envio dos documentos digitalizados com informações confidenciais e com documentos regulamentares.

Controlo de destino dos ficheiros

Os números de fax, endereços de e-mail e fluxos de trabalho predefinidos são enviados para os destinos corretos. A Epson pode ajudar qualquer organização a evitar os erros de envio dos documentos digitalizados e a reduzir os erros com os processos de captura predefinidos.

Automatizar processos de negócio

As soluções de reconhecimento de documentos baseadas em regras permitem enviar automaticamente os documentos digitalizados para as equipas certas. As ferramentas de extração de dados avançadas, incluindo o reconhecimento de caracteres e marcas, a utilização de códigos de barras e a pesquisa de bases de dados, permitem a correta verificação e envio de conteúdos importantes para aplicações profissionais, reduzindo a duplicação do trabalho e minimizando as intervenções manuais ao mínimo.

Evite que os colaboradores recolham documentos não autorizados

A impressão segura maximiza a utilização de todos os dispositivos partilhados e mantém os documentos confidenciais fora das mãos erradas. Os documentos são lançados em segurança pelo proprietário dos documentos para evitar que os dados confidenciais ou sensíveis sejam esquecidos em qualquer lugar, assegurando que só serão vistos pelo destinatário pretendido.

Sistemas de gestão documental

Conteúdo deste documento técnico:
  • Introdução
  • Explorar as funcionalidades dos Sistemas de gestão documental (DMS)
  • O que deve ter em consideração ao implementar DMS
  • O plano de integração de DMS em três passos
  • Por que motivo são os digitalizadores essenciais para os DMS?
  • Sobre a Epson
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  1. Esta é a multa máxima que pode ser imposta pelas violações mais graves, como, por exemplo, não ter o consentimento do cliente suficiente para processador os dados ou pela violação dos conceitos fulcrais da Privacidade desde a Conceção. Existe uma abordagem progressiva às multas. Por exemplo, uma empresa pode ser multada em 2% da sua faturação por não ter os registos organizados, por não notificar a autoridade supervisora e o titular dos dados sobre uma violação, ou por não efetuar uma avaliação do impacto.